Assistant(e) administratif(ve)

Référence : 47-Assistant(e) adm. / date : 11/01/2019

  • Fonction : Assistant(e) administratif(ve)
  • Filière : Administrative
  • Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
  • Au sein de la : Direction des relations avec les élus et coopération internationale
  • Recrutement : CDD de 6 mois
  • Travail à : Temps complet
  • Lieu : 35 boulevard de Sébastopol 75001 Paris

Au sein de la Direction des relations avec les élus et de la coopération internationale et sous l’autorité de sa directrice, l’assistant(e) administratif(ve) participe à la gestion des travaux de l’assemblée et assure le suivi administratif des dossiers de la direction (coopération, internationale, archivage…).

Missions

Assistance administrative :

  • Rédaction de tous types de courriers
  • Gestion des courriers arrivée/départ, classement et archivage
  • Organisation des Commissions Solidarité et Coopération Internationale (réservation de salle, organisation d’un accueil café, préparation des dossiers…)
  • Appui pour le déploiement de la solution archivage qui sera mise en œuvre au Syctom en 2019
  • Organisation et planification des réunions de la Directrice

Préparation et suivi des travaux des assemblées délibérantes :

  • Mise en forme des documents du Comité (délibérations, rapports)
  • Mise en œuvre de toute la procédure de préparation des bureaux et Comité (convocations, publication des actes au recueil, contrôle de légalité…)
  • Veille au bon fonctionnement du logiciel de gestion des délibérations (DélibLogik)
  • Suivi de la vie institutionnelle du Syctom (révisions statutaires, élections, re-désignations d’élus…)
  • Veille à la mise à jour des listes des élus membres du Comité syndical (mandats, coordonnées, etc.) sur tous les supports à disposition de la Direction (Acropolis, DélibLogik, fichier Excel, plateforme de dématérialisation…)
  • Réservation de salles et de traiteurs
  • Création et suivi de tableaux de bord pour les affaires relatives à l’organisation des assemblées

Profil recherché

  • Une bonne maîtrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat et des règles d’orthographe et de grammaire,
  • De bonnes connaissances sur le fonctionnement et le rôle des collectivités locales,
  • Rigueur, sens de l’organisation, réactivité et discrétion seront vivement appréciés.

Poste à pourvoir

1er mars 2019 

Contact

Direction des Ressources Humaines

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