Assistant(e) de direction (h/f)

Référence : 63-Assistant(e) Dir / date : 28/06/2019

  • Fonction : Assistant(e) de direction
  • Filière : Administrative
  • Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
  • Au sein de la : Direction générale des services
  • Recrutement : Par voie statutaire ou contractuelle
  • Travail à : Temps complet
  • Lieu : 35 boulevard de Sébastopol 75001 Paris

Le Syctom, l’agence métropolitaine des déchets ménagers, traite et valorise les 2,3 millions de tonnes de déchets produits par 5,7 millions d’habitants du territoire le plus peuplé et le plus dense de France. Une mission exigeante qu’il conduit en lien étroit avec les collectivités en charge de la collecte et l’ensemble des acteurs de la filière déchets. Pour mener à bien cette mission, le Syctom est propriétaire de 3 unités de valorisation énergétique, 6 centres de tri des collectes sélectives et un centre de transfert.

L’assistant(e) sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services et en binôme avec un(e) autre assistant(e) gère l’organisation et la planification de la Direction Générale des Services. Il/Elle assure la veille documentaire du Syctom et met à jour les contacts dans Acropolis.

Missions

Accueil et secrétariat de la Direction Générale des Services :

  • Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Filtrage des communications et mails
  • Renseignement des interlocuteurs
  • Transmission des messages (téléphoniques et mails) et suivi de leur traitement

Organisation permanente de la vie professionnelle du D.G.S :

  • Gestion de l’agenda, gestion des déplacements, organisation de réunions, rendez-vous….)
  • Gestion de l’annuaire du Directeur Général des Services
  • Interface entre les services fonctionnels, les partenaires extérieurs et le D.G.S

Secrétariat :

  • Préparation et rédaction de tous types de courriers, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (notamment des présentations Powerpoint)
  • Prise de notes, rédaction et présentation de compte-rendu de réunions

Gestion et suivi du courrier :

  • Gestion des courriers arrivées/départs
  • Suivi du bon déroulement des circuits des parapheurs

Gestion des abonnements :

  • Veille et recherche documentaire pour les services du Syctom : diffusion dématérialisée des informations et des documents.
  • Préparation des bons de commande, validation des factures, préparation budgétaire

Responsable de la mise à jour des contacts (DGS publics et privés) dans Acropolis

En l’absence de la collègue : polyvalence sur les dossiers.

Profil recherché

Catégorie B ou C confirmé

Connaissance(s) technique(s) 

  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Internet
  • Vocabulaire professionnel de la direction
  • Fonctionnement de l’internet
  • Règle de l’expression orale et écrite de qualité, de l’orthographe, de syntaxe et de grammaire
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Excellente connaissance de l’orthographe

 « Savoir(s) Faire »

  • Notions d’organisation et gestion du temps
  • Connaissance de l’organisation du Syctom
  • Fonctionnement et rôles des autres collectivités.
  • Capacité à s’adapter à des interlocuteurs de travail

« Savoir(s) Etre »

  • Bon sens relationnel
  • Grande discrétion
  • Bonne résistance au stress

Poste à pourvoir

Poste à pourvoir dès que possible

Contact

Direction des Ressources Humaines

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