Gestionnaire assemblées

Référence : 22 / date : 18/01/2018

  • Fonction : Gestionnaire assemblées
  • Filière : Administrative
  • Cadre d'emplois : Rédacteur territorial
  • Au sein de la : Direction des relations avec les élus et coopération internationale
  • Travail à : Temps complet
  • Lieu : 35 boulevard de Sébastopol 75001 Paris

Au sein de la Direction des relations avec les élus et de la coopération internationale et sous l’autorité de sa directrice, le gestionnaire des assemblées seconde la directrice dans un champ d'activités variées au coeur des services publics urbains essentiels de la Métropole du Grand Paris.

Missions

Travaux de l’assemblée (60% de l'activité):

  • Préparation des séances du Bureau, du Comité syndical et de la Commission Solidarité et Coopération Internationale (suivi de tableaux de bord, suivi et gestion des outils informatiques de la direction ...)
  • En lien avec les différentes directions du Syctom, relecture de rapports et rédaction de délibérations.
  • Pilotage de l'organisation matérielle des assemblées (en coordination avec l'assistante).
  • Sécurisation juridique des actes (délibérations, décisions, arrêtés) et sensibilisation des services aux risques encourus.
  • Exécution et suivi des formalités postérieures aux assemblées (recueil des actes administratifs, registre des délibérations ...)
  • Planification des activités en fonction des échéances.
  • Animation des procédures de contrôle des actes et d'optimisation de la qualité, des coûts et des délais (dématérialisation...)
  • Echanges permanents d'informations avec la Direction Générale et les élus.

Autres activités (40% de l'activité):

Coopération internationale:

  • Appui opérationnel sur l'instruction des dossiers de demandes de subventions.
  • Appui sur la mise en place d'un appel à projets 1% déchets.
  • Gestion du suivi financier des projets.

Archivage (gestion des archives de l'ensemble de la structure):

  • Gestion des relations avec le prestataire.
  • Coordination sur la collecte, versement, accès aux contenus, gestion des espaces de stockage internes ou externes, relocalisation, reconditionnement, élimination des archives papier et électroniques.
  • Suivi financier du marché.

Activité transverse

  • Préparation et suivi de l'exécution du budget de la direction.

Profil recherché

De bonnes connaissances en droit public, en marchés publics, des règles de gestion administrative et budgétaire des collectivités locales,

Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),

Qualités rédactionnelles et de synthèse, force de proposition et prise de décision, rigueur, sens de l’organisation, autonomie et bonnes qualités relationnelles seront vivement appréciés.

Poste à pourvoir

A compter du 1er mars 2018

Contact

Direction des Ressources Humaines

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